Comment choisir un logiciel de paie et de rémunération adapté à votre entreprise ?

Mis à jour le 14/06/2023

Sommaire

Un logiciel de paie : outil indispensable

Le logiciel de paie est le premier outil dont s’équipent les entreprises. Il est aujourd’hui devenu incontournable pour réussir à respecter les obligations réglementaires et éviter les erreurs de saisies.

Les principales fonctionnalités du logiciel de paie

Le logiciel de paie est un outil informatique permettant de :

• Automatiser les tâches liées à la paie ;
• Gérer les processus de traitement des salaires.

Voici les principales fonctionnalités de l’outil :

• Collecte des données de paie (dossier RH, notes de frais, congés, absences, heures travaillées) ;
• Génération automatique de la paie, puis du bulletin de salaire ;
• Distribution des bulletins de paie et stockage dans un coffre-fort numérique ;
• Calcul des déclaratifs sociaux.

Les atouts du logiciel de paie

  Les logiciels de paie offrent de multiples avantages aux équipes RH :

• Ils leur permettent tout d’abord de gagner du temps en automatisant tous les process liés à la paie.
• Ils garantissent également avec fiabilité le respect des obligations légales.
• Ils font réaliser des économies budgétaires aux entreprises. Celles-ci ont besoin de moins de ressources pour réaliser la paie chaque mois.
• Grâce à des algorithmes puissants, les erreurs sont limitées ou supprimées. Le logiciel de paie communique directement avec le SIRH (Système d’information des ressources humaines) de l’entreprise.
• Ils facilitent les démarches auprès des organismes sociaux en générant automatiquement les données déclaratives à leur fournir.

Faire un état des lieux des besoins de l’entreprise avant de commencer à chercher un logiciel de paie

Pour choisir le meilleur logiciel de paie pour votre entreprise, vous devez commencer par faire un état des lieux de vos besoins.

Pour cela, il est nécessaire de prendre en compte :

• Les procédures existantes ;
• Les avis et suggestions des collaborateurs concernés (équipe RH au premier plan) ;
• Les tâches effectuées pouvant être automatisées ;
• Les perspectives d’évolution de l’entreprise ;
• Le budget pouvant y être consacré.

Grâce à cette analyse, vous allez pouvoir prioriser les fonctionnalités nécessaires.

Les 6 critères à utiliser pour choisir votre logiciel de paie

Vous avez établi votre cahier des charges. Vous examinez maintenant les offres de plusieurs éditeurs de logiciel de paie. Voici les 6 critères à vérifier pour vous assurer de la qualité de leur outil.

Une solution évolutive

Le logiciel de paie gère les salaires de tous vos employés. Il doit donc pouvoir s’adapter aux fluctuations de votre masse salariale :

• Du fait d’une croissance interne ou externe ;
• Du fait de la spécificité de votre activité (saisonnalité, par exemple).

Le logiciel doit également se prêter aux évolutions de votre système d’information sans perdre en performance ou en fonctionnalité.

Une fiabilité à toute épreuve

La fiabilité d’un logiciel de paie s’évalue à 2 niveaux :

La crédibilité de l’éditeur

Votre logiciel de paie doit vous accompagner sur le long terme. L’éditeur doit donc garantir :

• Une maintenance régulière de son outil ;
• Des mises à jour périodiques ;
• Un service client réactif et facilement joignable.

Vous pouvez également vous assurer de la crédibilité de l’éditeur en vous renseignant sur ses références commerciales ou sur sa solidité financière. Les avis Internet ou le bouche-à-oreille sont également de bonnes pistes pour mener votre enquête.

La sécurité informatique

Le logiciel de paie traite des données personnelles de vos salariés. Il est indispensable qu’il soit paramétré par l’éditeur pour respecter les obligations légales (droit social, droit du travail, RGPD, etc.). Il doit également prendre en compte toutes les nouvelles dispositions au fur et à mesure de leur entrée en vigueur.

Le logiciel doit aussi respecter les normes de sécurité informatique (cryptage des données, par exemple).

Des fonctionnalités indispensables

Le bon logiciel propose des fonctionnalités utiles pour vous faire gagner du temps.

Édition automatique des bulletins de salaire

L’édition des bulletins est une tâche assez rébarbative et chronophage. Elle est, de plus, facilement sujette à des erreurs humaines. Il est pourtant crucial de fournir aux salariés des fiches de paie irréprochable. La réputation de l’entreprise ou la confiance de vos collaborateurs en dépendent.

L’automatisation de l’édition des bulletins de salaire est donc une fonctionnalité essentielle de tout logiciel de paie.

Automatisation des déclarations sociales

Les relations avec les organismes sociaux (URSSAF, par exemple) ne sont pas toujours évidentes. L’entreprise est soumise à des obligations de déclarations mensuelles. La fonctionnalité d’automatisation des déclarations sociales est un gain de temps indéniable. Elle permet également de faciliter les échanges. Ne vous en passez pas !

Connexion entre le logiciel de paie et votre environnement informatique

Le logiciel de paie utilise les données des salariés. Il doit donc pouvoir :

• Soit échanger avec le reste de votre SIRH grâce à une API (cette première option est bien sûr préférable) ;
• Soit permettre d’importer des bases de données sous différentes formes de fichier (les plus courantes, au minimum).

La facilité d’utilisation

Le logiciel de paie doit se prendre en main facilement. Il est réservé à l’utilisation de vos équipes paie. Il est donc possible de prévoir une formation si les gestionnaires de paie n’ont pas les compétences pour s’en servir au moment de son implémentation.

L’éditeur du logiciel doit vous proposer un accompagnement (formateur ou webinaire).

La possibilité d’extraire des données et statistiques

La paie représente le premier poste de charges d’une entreprise. Pour l’optimiser, il est crucial de pouvoir analyser les données traitées par le logiciel de paie. Votre logiciel de paie doit posséder des outils de contrôles et d’analyses. A minima, il doit vous permettre d’exporter les données stratégiques afin de pouvoir les traiter ensuite.

Le coût du logiciel de paie

Ce dernier critère n’est pas le moins important. Il faut toutefois se méfier des prix les plus bas du marché. Ils peuvent impliquer des frais cachés ou des fonctionnalités moins qualitatives.

Pour faire le bon choix, il est préférable de se baser sur le rapport qualité/prix, et non uniquement sur le tarif seul.